Hoje, as empresas estão com os quadros de funcionários cada vez mais enxutos. Pessoas estão desempenhando funções que muitas vezes não condizem com os seus cargos, sejam elas donas ou empregadas em um negócio.
Em paralelo a isso, nós somos bombardeados por informações o dia inteiro, e para quem fala inglês é pior ainda, no bom sentido é claro. Porque queremos absorver o maior número de informações do mundo todo sem ao menos ter certeza se elas realmente serão úteis em algum momento.
O curioso é que algumas informações que descobrimos recentemente, os nossos filhos já nasceram sabendo. Porque são novidades do tempo moderno? Algumas sim, mas outras só não eram acessíveis.
E neste misto de querer fazer milhares de coisas e ter que fazer outras que nem sempre queremos, a melhor saída é administrar bem o tempo.
Assim como você, eu tenho diversas atividades para executar no meu dia a dia como: organizar festas de filhos (nem sempre dá para fazer em buffets), participar de eventos de negócios, ir a festas (ninguém é de ferro), estudar e ainda tem que dar tempo para trabalhar, não é (brincadeira).
Existem ótimas ferramentas de administração de tempo, e neste artigo eu vou resumir para vocês três das melhores ferramentas que existem no mundo. Adapte a sua necessidade como preferir e mescle as três se for mais útil para você:
#1 – Técnica Pomodoro (Francesco Cirillo, italiano, 1980)
- Desligue notificações automáticas. Diga não quando necessário. Diga que está em reunião quando for interrompida (mesmo que esteja sozinha, não tenha a consciência pesada, você está em reunião com você mesma, e por que não?).
- Defina um tempo para se dedicar a uma atividade importante, não procrastine (sugestão: 25 minutos), e só depois pare para fazer algo que te dá uma sensação de prazer temporário (sugestão: 5 minutos) como: fazer uma ligação telefônica, ver notificações do Facebook, assistir um vídeo no YouTube, comer um chocolate, etc. Esta técnica serve para você? O que você faria após estes 25 minutos como recompensa?
- Divida o seu dia em pequenas tarefas. Assim, você terminará o dia feliz e com a sensação de dever cumprido. Tome cuidado com as distrações, informações desnecessárias ou promoções que no fundo serão um gasto e não uma oportunidade se não forem realmente úteis para você. Quando vir uma promoção, pergunte-se: Eu preciso disto?
#2 – Tríade do Tempo (Christian Barbosa, brasileiro, 2011)
Christian separa toda e qualquer atividade em três categorias:
Urgente: Aquilo que não foi planejado corretamente e precisa ser feito as pressas para não gerar maiores problemas. Causa estresse. DICA: Delegue se possível.
Importante: É o que gera resultado para o seu negócio, aquilo que você faz geralmente com prazer e com tempo. DICA: Priorize e foque no planejamento.
Circunstancial: Atividades que somente desperdiça o seu tempo e não agregam em nada no seu negócio. DICA: Ignore.
Segundo o especialista, o ideal é que as pessoas dediquem:
- 70% do tempo nas atividades importantes
- 20% do tempo nas atividades urgentes (por isso é importante reservar 1 hora por dia na agenda para imprevistos)
- 10% do tempo para atividades circunstanciais.
#3 – GTD - Get Thing Done (David Allen, americano, 2002)
De acordo com a gestão de tempo de David, as atividades devem passar por um fluxograma dividido em 5 fases:
1 – Coleta (tenha sempre em mão um bloco de anotações para qualquer lembrança ou idéia que surgir, caso o seu negócio envolva cartões, portfólios e outros papéis, tenha uma bandeja específica para guardá-los para serem analisados posteriormente.).
2 – Processamento (reserve 1 hora do seu dia para analisar estas informações e defina se você irá executá-las ou eliminá-las).
3 – Organização (caso você tenha decidido positivamente pelas informações, delegue ou insira em sua agenda eletrônica ou sistema com um prazo de execução).
4 – Revisão (acompanhe o andamento e verifique os próximos passos).
5 – Execução (execute na data, não procrastine).
Reserve 1 hora do seu dia para analisar as fases acima.
E agora? Qual técnica escolher? Faça como eu, escolha de cada uma delas os pontos mais adequados a sua realidade.
Por exemplo:
Pomodoro: Divida seu dia em pequenas tarefas e depois se presenteie (libere os hormônio do bem estar e da recompensa como: a endorfina e a serotonina.
Tríade do Tempo: Saiba claramente o que é importante e priorize. Foque no planejamento.
GTD: Tenha um bloco de anotações em mãos, não tente memorizar toda nova informação e organize as mesmas em sua agenda sempre que possível.
Se você é o tipo de pessoa que valoriza mais os relacionamentos do que o tempo, você terá uma pouco de dificuldade em administrar o seu tempo. Não se martirize por causa disso, organize-se da melhor forma possível e seja feliz.
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